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佐久市移住・不動産事情
2024/02/28(水) 00:04
管理会社の変更は簡単｜即変更すべき3つのサインと「変更のお知らせ」の書き方
牧原
空室が続いていて、なかなか埋まらない。
入居者からのクレームが続いている。
管理会社にお願いしているのに、本当に動いているのだろうか。
そんな疑問を感じることも多いのではないでしょうか。
入居者や入居希望者とのやりとりは見えにくいので、そういった不安が出てくるのも当然かと思います。
管理を依頼している期間が長くなってくると、何か問題が発生しないと報告がなくなってきたりと、なあなあの関係になっていることも少なくありません。
そういった時には管理会社の変更を考えることも一つの解決方法です。
ずっとお世話になってきたところから変えると問題が起きるのではないか。
手続きが大変そうといった不安もあると思いますが、実はそれほど多くありません。
最低限必要な手続きと注意点、そして変更時に入居者へお知らせする際のポイントもあわせてご確認いただくことで、変更の抵抗感を少なくしていただければと思います。
管理会社の変更が即座に必要な3つのサイン
これに当てはまる場合は即座に管理会社の変更をした方が良い状態があります。
それは次の3つです。
長期間、空室が続いている。
入居者から管理に関するクレームが直接届くようになった。
担当者が信用できない。
長期間、空室が続いている
不動産経営は家賃によって運営されているので、空室が続くというのは致命的です。
もちろん、物件によっては入居者を見つけるのが難しいというものもあると思います。
ただ、長期にわたって空室が続くということは、管理会社側での力不足の部分が大きいと思うので、変更を検討しましょう。
入居者から管理に関するクレームが直接届くようになった
基本的に入居者とは管理会社がやりとりをするだけになります。
連絡先についても基本的には入居者は管理会社しか知らないはずです。
ただ、契約書には大家さんの情報は入っていますので、あまりにひどい場合は直接大家さんに連絡してくるということもあると思います。
入居者がわざわざ伝えてくるということは、管理会社の対応が相当ひどい状態になっていることが想像されます。
この場合も管理会社の変更を検討しましょう。
担当者が信用できない
管理会社は物件の管理状況を定期的に報告するのが基本かと思います。
ただ、その報告が遅れたり、求めている情報が出てこなかったりとなると、不安になりますよね。
そういった積み重ねで信頼関係が構築できないと思った場合は変更をした方が良いと思います。
会社側に伝えれば、担当者の変更もしてくれる可能性はありますが、問題はその人個人なのか、会社の仕組みなのかということを検証するにも時間がかかります。
時間的に余裕があれば様子を見るのもありかと思いますが、その結果会社としての仕組みの問題だということであれば、即座に変更することをおすすめします。
管理会社の変更を検討する際のポイント
管理会社の変更を検討する際には、いくつかの注意すべきポイントがあります。
把握しておくべきは以下の3つです。
管理費用は管理の質に比例する。
入居者側での対応が必要。
効果がでるのは変更後の一定期間が経ってから。
管理費用は管理の質に比例する
管理費用が高いから変えたほうが良いのではと考える方も多いかと思います。
管理費用は家賃の3%〜10%で設定されていることが多く、より安い管理費用での営業をする管理会社もあります。
ただ、どれだけIT化をしたり、効率化を図っても、まだまだ対応するのは人です。
管理費用が高ければ、それだけ人件費に多くを充てられるので、対応が良くなるということは認識していただくのが良いかと思います。
管理物件が多い会社の方が効率的に運営できているかというと、必ずしもそうではありません。
管理している物件の数に対して、どれだけの人材を雇用できているかということが大切になります。
正直なところ、このあたりはなかなか表に出てこないので、判断が難しいところですが、担当者の対応のスピード感などから判断できるのではないかと思います。
入居者側での対応が必要
管理会社が変わると家賃の引き落としの手続きや家賃保証会社の引き継ぎが必要になります。
こういった作業は、入居者側で対応をすることになります。
私も借りている住宅の管理会社が変わったことがありますが、通知の紙が来るだけのお知らせだったので、戸惑ったことがありました。
それで全ての入居者が素直に対応してくれれば管理会社としても楽かと思いますが、そうはいかないと思います。
急に変更になったことに対する不満の声が上がる可能性もゼロではないので、そのあたりはリスクとして認識しておき、新しい管理会社にどういった対応を行うのか確認をしておきましょう。
効果がでるのは変更後の一定期間が経ってから
管理会社を変えても、すぐに効果が出るとは限りません。
もともと来ていたクレームに対応するということであればすぐにできるとは思いますが、入居者募集となると、サイトへの掲載や物件の状況確認、改善点の検討ということで、効果が出るまである程度時間がかかると思います。
また、変更される側の管理会社としては、数カ月後に変更になるのであればということで、管理する熱量が低くなるといった可能性もゼロでありません。
むしろ、契約が終わる前から果たすべき責任を果たさなくなるような管理会社であれば、変更して良かったと思える機会にもなるかもしれません。
いずれにしても時間がかかるので、管理状況について、心配だなと思ったら早めに動き始めるのが良いと思います。
入居者への「管理会社変更のお知らせ」に入れておきたい項目
管理会社を変更する際、大家さんにとってもう一つ大事な仕事が、入居者への案内です。
通知が不十分だと、家賃の振込先が分からず延滞扱いになってしまったり、問い合わせ先が分からず入居者が困ってしまったりすることがあります。
決まった書式があるわけではありませんが、実務上よく論点になるのは次のような項目です。
新旧の管理会社名と切替日: いつから新しい管理会社になるのかを明記します。
新しい連絡先: トラブル・修繕依頼・問い合わせの連絡先が変わる場合は、電話番号やメールアドレスを分かりやすく記載します。
家賃の振込先: 振込先の口座が変わる場合は特に重要な項目です。間違えて旧口座に振り込んでしまうと、延滞と誤解されるトラブルにつながります。
振込手数料の負担: 振込先の変更にともなって手数料がかかる場合、誰が負担するのかを明記しておくと、後々の問い合わせを減らせます。
契約内容は変わらないこと: 家賃や契約期間など、入居者との契約条件自体は変わらないことを一言添えると安心感につながります。
通知は、切替日の直前ではなく、ある程度余裕を持った時期に出すのが望ましいです。管理会社との契約書に解約通知の時期が定められているのと同様、入居者への案内も早めに動くことをおすすめします。
管理会社の変更は簡単
管理会社の変更手続きはそれほど煩雑ではありません。
また、大家さん側でやることというのはそれほど多くないというのが実際です。
新たな管理会社との契約。
現在の管理会社への解約の通知。
のみです。
入居者へのお知らせは新しい管理会社が実施しますし、管理会社同士での引き継ぎも大家さんが入ることはほとんどありません。
管理会社との契約書に解約は3ヶ月前に通知するといったことが記載されていると思うので、その部分は把握したうえで通知をするようにしましょう。
変更の時期としては、引っ越しシーズンを避けた、7〜8月もしくは11月〜12月あたりが良いかと思います。
そのため、解約の通知はそれよりも前にする必要があるので、ご注意ください。
管理会社の探し方
管理会社を変更しようと思った時に、どう管理会社を探すのか。
その流れとしては、現状の問題点を明確にする、問題点を解決できる管理会社を探す、という形で進めます。
現状の問題点を明確にする
管理物件の入居率。
改修工事の提案の有無。
入居者募集活動の適切さ。
報告や連絡の頻度。
税務的、法務的な理解。
あたりがチェックポイントとなるかと思います。
問題点を解決できる管理会社を探す
たとえば、改修工事について相見積もりが出てこないといった部分で不満があるのであれば、施工工事に強い管理会社にあたってみるのが良いと思います。
ただ、なかなかそういった会社の中身まで確認するのは難しいかもしれません。
そういった時の判断できそうなポイントとしては2つです。
管理会社のホームページ。
管理物件の近くに会社や支社があるか。
管理会社のホームページ
最近では基本的には各会社のホームページですべての情報が載っていると思います。
そのため、管理会社での実績やノウハウについてはホームページを確認しましょう。
管理会社になるためには、宅建物取引業免許というものを所持している必要があります。
この免許は不動産業を行う場合は、すべての会社が必要になります。
そして、不動産会社の経営年数がどの程度かということもある程度わかるようになっています。
たとえば、免許番号が「長野県知事（1）第5886号」の場合、（1）というものは、免許を取得して、1回目ということです。
5年で1度の更新なので、（2）の場合は5年以上経営していることになります。
管理物件の近くに会社や支社があるか
物件を管理する際に大切なのは、3つだと考えています。
その地域の土地勘があるか。
地域にネットワークを持っているか。
すぐに対応が可能な距離にスタッフがいるか。
という点です。
地域ごとの特徴を把握していることは、入居者募集にとって大切です。
地域にネットワークを持っていれば、工事が必要な施工会社の選定もスムーズにいくと思います。
特に、何かあったときにすぐに駆けつけられる距離にスタッフがいるかによって、緊急時の対応が変わってくるので、入居者との信頼関係を構築する上では大切になってくるのではないかと思います。
よくある質問
Q. 管理会社変更のお知らせは誰が出すのですか？
入居者への通知は一般的に新しい管理会社が行います。ただし、誰がいつ出すのかを旧管理会社・新管理会社・大家さんの間で事前にすり合わせておくことが大切です。
Q. 家賃の振込先が変わる場合、何に気をつければいいですか？
振込先の変更は入居者が一番戸惑いやすいポイントです。切替日に余裕を持って通知し、旧口座への振込が延滞として扱われないよう、新しい管理会社側の対応も確認しておきましょう。
Q. 管理会社の変更で入居者との契約内容は変わりますか？
管理会社が変わっても、家賃や契約期間など入居者との契約条件自体は変わりません。その旨を通知に一言添えると、入居者の不安を減らせます。
管理会社の変更の一番のハードルはどの会社にするかを探すことかと思います。私たちもご相談に乗りますので、お気軽にご連絡ください。
