2024/05/29(水) 23:13
なぜ賃貸管理会社へ任せるのか-業務内容と変更のタイミング-
賃貸管理会社へ物件の管理をお願いしているけど、空室が続いている。
クレームが多い。
でも、手数料はしっかり取られている。。。
そんな状況になっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
管理会社との関係はしっかり作っているはずなのに、どうにかならないのだろうか。
管理会社は物件の老朽化や立地、家賃の問題だというけど、本当にそうなのだろうか。
そんな疑問をお持ちの方も多いかと思います。
そういった疑問は適切な管理会社に変更すれば解決します。
ただ、原因分析と変更のタイミングはしっかりと判断しなくてはいけません。
どういった理由であれば、変更すべきで、どういったタイミングで変更するのがベストなのか。
その点について、ご紹介したいと思います。
管理会社へどの程度業務を任せているか
管理会社の業務は大きく、
- 入居者対応
- 建物管理
の2種類に分かれます。
具体的な業務内容は以下の通りです。
| 入居者対応 | 建物管理 |
|---|---|
| 家賃の回収・集金 | 売掛金・買掛金管理 |
| 更新 解約手続き | 設備点検や交換・工事 |
| クレーム対応 | 修繕工事の管理・計画 |
| 修理の手配 | リフォーム手配 |
| 近隣トラブル対応 | ゴミ管理 |
| 空室募集活動 | 消防設備点検・維持 |
どの程度まで任せるかは物件や費用などによって変わってくると思いますが、入居者対応の部分が基本となっているかと思います。
管理会社を変更すべき３つの状況
では、管理会社の変更が必要になるのはどういった場合かを見ていきたいと思います。
空室が続いているが、タイムリーに対策が行われていない場合
やはり一番心配なのは空室が続いているときかと思います。
季節外れの退去でなかなか空室が埋まらないということは状況によってはあると思います。
ただ、その埋まらない原因が、何も対策を行っていないのか、何か対策を行っているにも関わらず埋まらないのかというところは把握しておく必要があります。
というのも、適切な対応が行われているにも関わらず埋まらないということであれば、管理会社を変更してもあまり意味がないからです。
管理会社によって、掲載するサイトや集客方法については手法が異なるので、普段からどういった手法で集客しているのか、また空室が続いた場合は特にどういった取り組みをしているのかといったことを管理会社に報告してもらいましょう。
入居者や近隣からのクレームが届いた
通常はクレームについては管理会社に直接行くようになっていると思いますが、管理会社側での対応が悪いと大家さんに直接連絡が来ることもあります。
もともと近隣の人と大家さんが面識があるといった形だと声が届きやすいかと思いますが、そうではない場合に大家さんにクレームが来たとなると、事態は深刻かもしれません。
管理会社に確認するのはもちろんですが、ご自身の目でも確かめて管理会社の言い分が正しいかどうかを判断いただくのが良いかと思います。
物件から遠くにお住まいの大家さんもいらっしゃるかと思いますので、そういった事態を発生させてしまう管理会社は変更の検討が必要です。
最近は、管理会社や物件の口コミサイトなどがあります。
そこでの評判をチェックしておくことで、早い段階で状況を把握することもできると思います。
家賃の未収が続いている
物件によっては、入居者が家賃を払うのが遅れることが続いていることがあるかもしれません。
一度未納になると後から回収するのは難しいので、できるだけ早めに動く必要があります。
家賃保証会社に加入していない場合は、管理会社が動くことになるので、注意が必要です。
地域での評判が良くない
地方の場合は、そのお店の良し悪しというのは口コミで広がります。
悪い評判というものも広がるのは早いもので、そういった情報が入った場合は注意しましょう。
地域で暮らしていないとなかなかそういった情報は入ってこないとは思いますが、意外と地域の人たちはいろいろなことを知っているものです。
こんなときは管理会社を変えてはいけない
一方で、管理会社を変えるべきではない時もあるので、ご紹介します。
突発的な外部条件によって空室が発生した直後
たとえば、学生向けアパートを運営していて、大学が移転になったときは、なかなか厳しい状況に立たされると思います。
すぐにターゲットを変更して募集をしようとしても、部屋の価格と間取りは変わらないため、それに適した人を見つけるのは大変です。
前々から情報が出ている場合は対策のしようもありますが、管理会社と一緒に対策を考えましょう。
最近だと新型コロナウイルスの影響で地方に移住する人が増えて、都心部では空室が出てくるといったことがありました。
コロナが落ち着いてきて元の状況には戻りましたが、コロナの状況下で管理会社を変更したとしても動ける範囲に限りもあったので、大きな改善は見られなかったのではないかと思います。
内容に根拠のないクレームの場合
特にネットの口コミでは根拠のないクレームなどが記載されることがあります。
利用者ではない人が書き込みをしている場合もあり、嫌がらせに近い形のものもあるので、管理会社に状況を確認しましょう。
入居者からのクレームについても、しっかりと話しをすると入居者が理不尽なことを言っていたということも往々にしてあることです。
最近はカスハラ（カスタマーハラスメント）という言葉もある通り、お客様は必ずしも神様ではないという流れになっているので、状況をしっかり理解したうえで判断しましょう。
報告や取り組みがしっかりと報告されている場合
空室が続いていても、しっかりと状況が報告されていて、取り組みも行われていて効果がでない場合があります。
同じことを繰り返して空室が埋まらないということであれば問題ですが、新たな打ち手によって募集をしようという積極的な姿勢がある場合は変更を待っても良いのではないかと思います。
さまざまな取組を行ったにも関わらず入居者が決まらないということであれば、その管理会社にノウハウがないということなので、変更を考えましょう。
繁忙期
1月～3月と9月～10月は転居が増える繁忙期です。
この時期に管理会社を変更してしまうと入居者募集が止まってしまうため避けましょう。
4月以降、11月以降に管理会社へ変更のお知らせをするのが望ましいと思います。
変更の際の注意点
変更前後は忍耐が必要
管理会社を変更する場合は、依頼している管理会社への通知をする必要がありますが、明日から管理を変更するということはできません。
現状の引き継ぎなどもあるので、数ヶ月余裕を持って行うのが一般的です。
しかし、管理が変更される側の会社としては入居者を増やすインセンティブが低くなってしまいます。
また、管理を変更後も新しい会社はその物件の管理に慣れていないため、すぐに効果が出る取り組みができるとは限りません。
そのため、変更の前後はある程度忍耐が必要になると思います。
入居者への負担
管理会社が変更になると、家賃の支払先の変更が必要になります。
他の収納代行会社を使っていれば変更はなくできる可能性もありますが、そうでない場合は入居者自身に変更いただく必要があります。
管理会社によっては、保証会社を利用している入居者もそうでない入居者も一律で同じ文章を入居者に送って混乱させるというところもあります。
私自身がそういった経験をしたので、そのつらさは身を持って知っています。
管理会社の変更は入居者の負担も配慮した対応をしてもらいたいですね。
管理会社の変更方法：佐久市の管理会社は３社
これまで管理会社の変更をすべき状況や変更の際の注意点などについて見てきましたが、実際にどう管理会社を探せば良いのでしょうか。
都心であれば上場会社が賃貸管理専門で行っているところがあるので、そちらでも良いかと思います。
事務所がどこにあるかなどによって、地域ごとに強み、弱みがあるのでそのあたりは意識しておきたいですね。
地方となると、上場会社でも対応していないところが多く、地元の不動産屋さんにお願いするのが一般的かと思います。
クレームがあった際にすぐに駆けつけられるように物件との距離が近いことは大切です。
ただ、ネット検索で「自治体名＋賃貸管理会社」と検索しても不動産会社の一覧が出てくるのみで、参考になりません。
不動産屋さんによっては、賃貸管理をやっていないところもあるからです。
佐久市でこちらの一覧からネットで賃貸管理を行っている不動産屋さんをリサーチしました。（2024年5月23日現在）
- 自社物件のみに限定していないこと
- 明確に賃貸管理で募集をしていること
を条件としたところ該当したのは3社のみでした。
まずはいずれかにお問い合わせいただくのが良いのではないでしょうか。
実際に、お問い合わせいただいて、信頼がおけるなというところにお願いするのが良いかと思います。
佐久市内の不動産会社のみなさまで賃貸管理を行っている場合はぜひお声掛けください。
掲載させていただきます。
